Pourquoi les paresseux ont raison : investir du temps pour en gagner
Le bon paresseux n'est pas celui qui en fait le moins : c'est celui qui refuse de refaire deux fois la même chose. Une tâche de 10 minutes répétée trois fois par semaine coûte 26 heures par an à votre entreprise. Prendre une demi-journée pour la supprimer une bonne fois pour toutes est l'un des meilleurs placements qu'un dirigeant puisse faire.
Pourquoi travaille-t-on de plus en plus alors qu'on va de plus en plus vite ?
Chaque outil qu'on a inventé devait nous faire gagner du temps. Le mail devait remplacer le courrier et ses trois jours d'attente. Le téléphone dans la poche devait nous éviter de rentrer au bureau. La connexion partout devait nous rendre libres.
Regardez le résultat. On n'a jamais eu autant de choses à traiter. Le gain de temps n'a pas été gardé : il a été réinvesti immédiatement en volume de travail. On a gagné dix minutes, on s'est mis vingt minutes de plus.
Je le dis comme je le pense : les nouvelles technologies ne devraient pas nous accabler de travail, mais au contraire nous en libérer. Si votre entreprise s'équipe et que personne ne rentre plus tôt chez soi, quelque chose n'a pas marché.
Que rapporte vraiment une demi-journée passée à supprimer une tâche ?
Faisons le calcul.
Prenez une tâche qui vous prend 10 minutes. Vous la faites trois fois par semaine. Ça fait 30 minutes par semaine. Multipliez par 52 : 1 560 minutes, soit 26 heures par an. Trois journées complètes, pour une petite tâche de rien du tout.
Maintenant, imaginez que vous bloquiez une demi-journée pour la supprimer. Quatre heures d'investissement contre 26 heures récupérées chaque année, et l'année suivante aussi, et celle d'après. Aucun placement financier ne vous offrira jamais ça.
Alors faites l'exercice, aujourd'hui, sur une feuille. Listez tout ce que vous refaites chaque semaine à l'identique, vous et vos salariés. Vous allez être surpris de la longueur de la liste.
Le vrai frein n'est pas l'argent
Quand je propose ça à un dirigeant, il ne me répond presque jamais « c'est trop cher ». Il me répond « je n'ai pas le temps de m'arrêter ».
Et c'est exactement le problème. On court trop pour poser le pied. On repousse la demi-journée qui ferait gagner trois semaines, parce que la semaine en cours est déjà pleine. C'est un piège dont on ne sort jamais tout seul, sauf en décidant une fois de désobéir à l'urgence.
Trois tâches que je retrouve dans presque toutes les PME
Les impayés, d'abord. On relance quand on y pense. Donc rarement. Donc mal, et souvent trop tard, quand le client a déjà pris l'habitude de ne pas payer. Une relance qui part toute seule à J+7, puis à J+15, puis à J+30, ce n'est pas une prouesse technique. C'est de la trésorerie qui rentre, sans que personne n'ait eu à se sentir désagréable.
Les saisies, ensuite. Le devis est accepté, on le retape à la main en bon de commande. Puis quelqu'un le retape en facture. Au passage, un chiffre saute, une remise accordée par téléphone disparaît, et le client reçoit un montant faux. L'information doit être saisie une seule fois, au premier contact, et voyager toute seule ensuite. Une seule fois.
Le planning, enfin. J'ai vu des responsables y passer une demi-journée chaque semaine, plus les quinze messages échangés le lundi matin pour trouver un remplaçant. Un planning qui se génère et se met à jour tout seul, c'est un salarié qu'on rend à son métier.
Par où commencer sans tout casser ?
On ne fait pas tout d'un coup. C'est même la meilleure façon de tout rater, et je l'ai détaillé dans les erreurs que je vois le plus souvent.
On prend la tâche la plus répétitive et la plus détestée. Une seule. Celle dont tout le monde se plaint depuis deux ans. On la supprime pour de bon. Puis on passe à la suivante. Si vous ne savez pas laquelle choisir, la méthode complète est ici : par où commencer.
Une précaution, et elle est importante : on n'automatise jamais une mauvaise façon de faire. Si votre manière de relancer est bancale, une machine la rendra simplement bancale plus vite. Corrigez d'abord, mettez la machine ensuite. Sinon vous allez juste plus vite dans le mur.
Ce que ça donne chez moi
Dans mon entreprise, nous sommes dix. Du devis signé jusqu'au prélèvement du client, il n'y a plus aucune ressaisie. Aucune. La facturation se calcule chaque nuit, pendant qu'on dort, et le matin tout est prêt.
Ce ne sont pas des économies abstraites. Ce sont des heures qui reviennent à l'équipe, chaque semaine, pour faire ce qui compte vraiment : répondre à un client, soigner un dossier, décrocher une vente. Les logiciels font ce qui se répète. Mes salariés font le reste.
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Comment calculer le temps que me coûte une tâche répétitive ?
Multipliez la durée de la tâche par le nombre de fois où elle est faite chaque semaine, puis par 52. Une tâche de 10 minutes répétée trois fois par semaine représente 26 heures par an, soit plus de trois journées de travail. Faites ce calcul pour les cinq tâches qui reviennent le plus souvent chez vous.
Je n'ai pas le temps de m'arrêter pour m'organiser, que faire ?
C'est la réponse que j'entends le plus souvent, et c'est justement le symptôme du problème. Bloquez une demi-journée dans votre agenda, comme un rendez-vous client qu'on n'annule pas, et consacrez-la à une seule tâche répétitive. Quatre heures investies une fois peuvent vous rendre plus de vingt heures par an, tous les ans.
Faut-il automatiser toutes les tâches répétitives en même temps ?
Non, et c'est même la meilleure façon d'échouer. Commencez par la tâche la plus répétitive et la plus détestée de l'entreprise, supprimez-la complètement, puis passez à la suivante. Vérifiez aussi que votre manière de faire est bonne avant de la confier à une machine : automatiser une mauvaise organisation ne fait que reproduire l'erreur plus vite.
Sébastien Vray dirige Pulse et accompagne les PME de 3 à 50 personnes dans leur organisation digitale — sur place, avec les équipes. Fondateur d'Ezio (solution de paiement, 10 salariés, plus d'1 M€ de revenus récurrents annuels). LinkedIn